25.10.2021 | ERP | 4088

Da, începând cu Ianuarie 2022 vor trebui să depună noua declaraţie statistică D406 SAF-T marii contribuabili, iar începând cu Ianuarie 2023 vor începe depunerea contribuabili mijlocii. Începând cu Ianuarie 2025 va veni şi rândul contribuabililor mici.

Ce este D406 SAF-T?

SAF-T vine de la "Standard Audit File for Tax" şi a fost preluată şi la noi de ANAF sub denumirea "Fisierul Standard de Control Fiscal". SAF-T este un standard internațional pentru transmiterea electronică a datelor contabile de la întreprinderi către autoritățile fiscale naționale. Obligația de raportare SAF-T este în prezent pusă în aplicare într-o serie de țări europene.

Care sunt beneficiile SAF-T?

Auditul fiscal este mult mai simplu și mai puțin costisitor pentru autoritățile fiscale. Scopul final este de a reduce frauda privind TVA. Pe de altă parte, raportarea automată a datelor privind TVA simplifică procesul de raportare pentru companii.

Cum ne pregătim baza de date Nexus ERP
pentru declaraţia D406 SAF-T?

Cu siguranţă este cea mai importantă modificare a sistemului fiscal din România cu multiple implicaţii la nivel contabil, fiscal şi organizatoric.

Echipa Nexus Media, formată din specialiști cu experienta în domeniul fiscal, contabil și IT, a realizat pentru clienţii Nexus ERP soluția tehnică de raportare SAF-T care respecta toate cerințele autorităților fiscale.

Este foarte important ca în etapa de pre-implementare să se acorde maximă importanţă revizuirii fluxurilor de date necesare raportării D406 SAF-T, precum maparea tipurilor de documente, a unităţilor de măsura, setării codurilor NC8 pe fiecare produs din nomenclator şi tratarea tuturor tranzacțiilor din perspectiva depunerii acestei raportări care în decurs de 3 ani va deveni obligatorie pentru toate firmele.

Până la termenul de raportare obligatorie (este o perioada de graţie de 3 luni pentru prima raportare) există posibilitatea testării voluntare a sistemului de către contribuabilii. Acest lucru este extrem de important pentru testarea fişierelor D406T pe platforma ANAF.

Fişierele depuse în regim de test D406T nu sunt prelucrate, stocate, păstrate, utilizate drept informații fiscale și nu sunt utilizate pentru analizele de risc ulterioare de către ANAF, ele sunt prelucrate doar pentru verificarea si validarea corectitudinii structurii datelor din punct de vedere semantic si sintactic.

In versiunea V21.15 va fi disponibilă în Nexus ERP posibilitatea de generare a fisierului XML D406T, dar, având în vedere complexitatea noului mecanism de raportare și timpul limitat rămas la dispoziție pentru a se asigura o funcționare optimă, agenţii economici trebuie să facă un efort considerabil pentru a face ajustările necesare în fluxul de operare a documentelor, până la momentul în care raportarea în noul sistem devine obligatorie.

Raportarea poate fi şi modală, adică se pot depune pentru acceaşi perioada mai multe declaraţii separate pentru fiecare secţiune sau subsecţiune dacă dimensiunea bazei de date este foarte mare. Declaraţia se consideră depusă daca sunt depuse toate secţiunile obligatorii.

Termenele de depunere

• până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (luna/trimestrul calendaristic, cu exceptia D406 Stocuri si D406 Active);
• până la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar, în cazul Declarației informative D406 Active;
• în termenul stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mare de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, în cazul Declarației informative D406 Stocuri.

Obligația de declarare la ANAF a fișierului SAF-T

• pentru marii contribuabili – de la data de 1 ianuarie; 2022
• pentru contribuabilii mijlocii – începând cu ianuarie 2023;
• pentru contribuabilii mici – începând cu ianuarie 2025.

Contribuabilii trebuie să depună Declarația Informativă D406 lunar sau trimestrial, urmând perioada fiscală aplicabilă pentru Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA). Contribuabilii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA vor depune fișierul SAF-T trimestrial.

Trebuie amintit aici şi faptul că nedepunerea la termenele prevăzute de lege a Declarației informative D406 sau depunerea incorectă ori incompletă a acesteia, va atrage contravenții, conform cu prevederile art. 337 - Contravenții în cazul declarațiilor recapitulative (care va fi aplicat și Fișierului SAF-T) din Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală. Mai precis amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei în cazul nedepunerii acestei declarații în termenele legale, respectiv amendă de la 500 lei la 1.500 lei în cazul depunerii de declarații incorecte or incomplete.

În Nexus ERP sunt aproape finalizate pregătirile pentru a ne asigura că utilizatorii aplicaţiei se vor putea conforma noilor cerințe, am analizat în detaliu sistemul informatic şi am facut modificarile pentru a oferi soluţia colectării informațiilor necesare completării D406.

Ce informații se transmit prin intermediul SAF-T?

Sectiunea Antet – informatii generale Tip declaratie, numele aplicatiei software-ului/ ERP-ului care l-a generat, numele companiei care a depus SAF-T.

Sectiunea Fișierele Master cu urmatoarele subsecțiuni:

• Conturi contabile adica Balanţa de verificare cu sold iniţial şi sold final al perioadei.
• Clienți (date de identificare, contul analitic, soldul inițial și final debitor/creditor).
• Furnizori (date de identificare, contul analitic, soldul inițial și final debitor/creditor).
• Tabelă taxe (informații specifice despre taxe).
• Tabela unităților de măsură.
• Tabel tipuri de analiză (informații cu privire la structura centrelor de cost/profit a contribuabilului - optional).
• Tabelă tipuri de mișcări.
• Produse.
• Stocuri (la nivel de articol, gestiune, stoc initial/final al perioadei cantitativ si valoric).
• Proprietari (proprietarii stocurilor).

Înregistrări contabile – Registrul Jurnal – informații referitoare la înregistrările contabile, la nivel de tranzacție, incluzând conturile contabile analitice pentru toate articolele contabile, inclusiv pentru modulul Salarii

Documente sursă – informații despre documentele sursă precum:

• Facturi de vânzare
• Facturi de achiziție
• Plăți
• Mișcări de bunuri
• Tranzacții cu active

Nomenclatoarele utilizate pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406 vizează următoarele categorii:

• Nomenclatoare pentru categoriile de taxe și codurile de taxe
• Nomenclatoare pentru codificarea tipurilor de mișcări de stocuri
• Nomenclatorul de codificări mișcări de active
• Nomenclatorul pentru Unități de măsură
• Nomenclatoare pentru Țări, Județe, Valute, IBAN
• Nomenclatoare pentru planurile de conturi
• Nomenclatoare pentru codificarea tipurilor de plăți
• Nomenlatorul tarifal vamal combinate NC8
• Nomenclator Tipuri de documente

Pe scurt, în Nexus ERP trebuie sa procedaţi la următoarele verificări şi pregătiri pentru baza de date:

• Completare coduri NC8 în Nomenclatorul de articole.
• Mapare unităţi de măsura folosite în aplicaţie pe nomenclatorul SAF-T inclusiv a factorului de conversie.
• Verificare parteneri folosind asistentul pentru încarcarea datelor de pe ANAF şi corectare acolo unde situaţia o impune (CUI, CNP, Persoana juridica/fizica, sediu, tara, etc.). În prima raportare se va declara tot nomenclatorul de parteneri. De menţionat că partenerii setaţi ca Inactivi nu vor fi preluaţi în raportare.
• Corectarea soldurilor negative din Balanţa de verificare.
• Corectarea stocurilor negative deoarece D406 Stocuri nu se validaza decât cu cantităţi pozitive.
• Inventariere şi trecerea pe evidenţa cantitativ-valorică a acelor gestiuni care acum sunt valorice.
• Repartizarea tuturor încasărilor şi plăţilor de facturi la nivel de linie document (am introdus posibilitatea de repartizare la toate facturile in acelasi mod cum functioneaza acum sistemul TVA la încasare). Raportarea Secţiunii Plăţi (şi încasări) din D406 se face la nivel de linie document plătit.
• Verificarea planului de conturi din Balanţa de verificare.
• Mapare tip documente intrări şi ieşiri conform Nomenclator SAF-T (se face automat de către aplicaţie).
• Analiza sistemelor hardware deoarece fisierele care trebuie pregătite vor fi de dimensiuni apreciabile şi vor necesita resurse importante.
• Adaptarea fluxului de înregistrare a documentelor asfel încât să se înregistreze în sistem toate documentele cu toate liniile aferente. Obligatoriu trebuie înregistrate separat toate liniile documentelor, nu se mai permite cumulare de linii. Inclusiv pentru discount sau alte cheltuieli, repartizarea asupra celorlalte linii se poate face doar folosind asistentul de repartizare pentru fiecare linie ce se doreşte repartizată. Valorile noi rezultate se vor regasi doar în NIR.
• Pentru facturile emise după inspecţia fiscală am introdus în opţiunile facturii o setare, acestea vor fi declarate în D406 şi în D300 separat faţă de celelalte facturi emise.
• Pentru fiecare linie individuala din facturi se definesc codurile pentru taxe aplicabile (TVA, accize, timbru verde, Impozit reţinut la sursă, etc), aceasta alocare se va face automat de aplicaţie pe baza regulilor existente.
• Maparea în Nomenclator valute pe Nomeclatorul valute SAF-T.
• Verificarea conturilor IBAN să corespunda cu regulile de validare pentru codurile IBAN ale conturilor bancare din România. Dacă nu se cunosc conturile IBAN corecte, câmpul trebuie să ramână gol, nu se pot raporta IBAN-uri care nu se validează.

Nexus ERP

În această periodă testăm şi facem ultimele ajustări în Nexus ERP, iar la următorul update vom pune la dispoziţia clienţilor noştri declaraţia D406 SAF-T. Între timp, cum spuneam şi mai sus, vă recomndăm să începeţi deja pregătirea datelor deoarece în anumite cazuri volumul de muncă poate fi foarte mare.

Succes!

---